Zpracování záloh¶
Tato kapitola je věnována procesu zpracování záloh na Vašem POS terminálu. V některých případech potřebujete vystavit zákazníkovi zálohovou fakturu (například v některých případech objednáváte velmi drahé zboží od dodavatele na základě požadavku konkrétního zákazníka a chcete mít jistotu, že zákazník je zavázaný si zboží odebrat). Proto bylo základní řešení POS rozšířeno o podporu zpracování prodejních záloh. Tyto úpravy jsou dostupné v aplikaci verze 23.0 a vyšší.
Nastavení pro zpracování záloh¶
Pro využití modulu zpracování záloh v rámci POS jsou nutná následující nastavení:
Výběr implementace záloh
V rámci POS je připraveno obecné nastavení pro použití prodejních záloh, které je sdíleno všemi prodejnami. Toto nastavení můžete změnit pomocí akce "Nastavení záloh" z přehledu prodejen.
Obecné nastavení záloh obsahuje obecné informace nutné pro použití správy záloh, v tomto nastavení je možné zadat následující informace:
| Pole | Význam |
|---|---|
| Aktivní aplikace záloh | Toto je nastaveno automaticky v závislosti na použité verzi BC. V rámci standardního řešení POS Navertica aktuálně podporuje standardní implementaci W1 řešení záloh, nicméně v případě potřeby mohou být lokálními partnery doplněné jiné způsoby implementace prodejních záloh - v takovém případě by uživatel musel toto nastavení upravit tak, aby byla zvolená příslušná implementace. |
| Akce pro zálohy | Tato volba rozhoduje, jak se bude systém chovat v případě vytvoření/účtování zálohové faktury. Uživatel může zvolit volbu "Vytvořit", v takovém případě dojde pouze k vytvoření zálohové faktury, či volbu "Vytvořit a tisknout", v takovém případě po vytvoření zálohové faktury dochází automaticky k jejímu tisku. |
| Akce pro dobropisy | Tato volba rozhoduje, jak se bude systém chovat v případě vytvoření/účtování zálohového dobropisu. Uživatel může zvolit volbu "Vytvořit", v takovém případě dojde pouze k vytvoření zálohového dobropisu, či volbu "Vytvořit a tisknout", v takovém případě po vytvoření zálohového dobropisu dochází automaticky k jeho tisku. |
| Aktivní aplikace pro úhradu hotovostních plateb | Tato akce rozhoduje o chování, které má být použito v případě zpracování hotovostních plateb. Aktuálně je jediná Naverticou podporovaná metoda W1, další metody mohou být v případě potřeby přidány lokálními partnery. |
Nastavení záloh pro jednotlivé prodejny
Mimo obecné nastavení společné pro všechny prodejny byla doplněna i vybraná nastavení, která je možné upravit zvlášť pro jednotlivé prodejny. Tato nastavení se nachází na záložkách "Centrum rolí" a "Zálohy" na kartě prodejny.
Záložka "Centrum rolí" slouží k tomu, aby bylo možné určit, které akce budou zobrazeny v centru rolí pro vybranou prodejnu. V některých případech nemusí být žádoucí na prodejně zobrazit všechny dostupné záložky.
| Pole | Význam |
|---|---|
| Zobr. dlaždici s otevřenými zálohami | Tato hromádka zobrazuje otevřené zálohové faktury, tedy doklady, které mají ještě zůstatek k úhradě zákazníkem |
| Zobr. dlaždici s objednávkami se zálohou | Tato hromádka zobrazuje všechny otevřené účtenky dané prodejny, které na sebe mají navázanou zálohovou fakturu |
| Zobr. dlaždici s uzavřenými zálohami | Tato hromádka zobrazuje zálohové faktury bez zůstatku, tzn. plně uhrazené. |
| Zobr. dlaždici s uzavřenými zálohovými doborpisy | Tato hromádka zobrazuje zálohové dobropisy bez zůstatku, tzn. plně uhrazené. |
| Zobrazit funkci Zaplacení faktury | Toto zatržítko aktivuje funkci "Zaplacení faktury" v centru rolí pro POS. Tato akce umožňuje uživateli provést úhradu faktury, která byla dříve vytvořená (může se jednat jak o zálohovou fakturu, tak případně o standardní prodejní/servisní fakturu). |
Záložka "Zálohy" se zaměřuje na nastavení potřebná pro správné vytváření prodejních zálohových faktur.
| Pole | Význam |
|---|---|
| Povolit zálohy | Pouze pokud je zatrženo toto pole, budou v POS dostupné akce spojené se zálohami. Na některých prodejnách nemusí být žádoucí, aby uživatelé měli možnost zálohové faktury vystavovat. |
| Způsob platby pro zálohy | Tento způsob platby bude použit jako Kód způsobu platby pro vytvářené prodejní zálohové faktury a prodejní zálohové dobropisy. |
| Kombinovat zálohy | Toto pole určuje, zda bude docházet ke sločování řádků zálohy či zda každý řádek účtenky bude uvedený na samostatném řádku zálohové faktury |
| Výchozí platební podmínka zálohy | Tato platební podmínka bude použita pro zálohovou fakturu a zálohový dobropis. |
| Výchozí % z celkové částky pro vytvoření zálohy | Toto pole ručuje výchozí % zálohy, které bude navreno při vytváření zálohové faktury pro danou účtenku. |
| Účtování účtenek s nezaplacenými zálohami | Toto pole určuje, zda je povoleno zaúčtovat účtenku, ke které existuje neuhrazená zálohová faktura. Pokud je nastavena volba "Po potvrzení", zobrazí se v takovém případě uživateli upozornění, že k účtence je navázaná neuhrazená zálohová faktura, zda si přeje pokračovat. Pokud je nastavena volba "Vždy", může uživatel automaticky provést uzavření účtenky i v případě, že k ní existují neuhrazené zálohy. Pokud je nastavena volba "Nikdy", pak je v případě existující neuhrazené zálohy uzavření účtenky blokováno. |
| Kontrolovat jenom zálohy z prodejny | Tato volba určuje, že bude docháze ke kontrole pouze u zálohových faktur vystavených na prodejně, tzn. pokud by zálohové faktury vznikaly z jiných zdrojů, nebudou podléhat této kontrole. |
Vytváření zálohy k účtence¶
Prvním krokem pro vytvoření zálohy k účtence je zadání standardních dat účtenky. Pro založení účtenky můžete využít jak akci "Nová účtenka", tak akci "Nová účtenka pro jinou prodejnu". V rámci zadání základních dat účtenky typicky dochází k výběru zákazníka, kterému je doklad vystavován a kterému bude vystavena záloha a samozřejmě zadání položek účtenky (zboží, které si zákazník objedná).
Pro vytvoření zálohové faktury z účtenky použijte funkci "Vytvořit zálohu".
Po výběru této akce vyžaduje systém zadání dat pro vytvoření zálohové faktury. Uživatel v dialogovém okně vidí celkovou částku dokladu včetně DPH dle zadaných položek objednávky. Uživatel může zadat buď % zálohy nebo Částku zálohy (při vyplnění libovolného z těchto polí dojde k přepočtu toho druhého dle zadaných dat), předvyplněny jsou hodnoty dle výchozího procenta zálohy nastaveného pro danou prodejnu. Uživatel může rovněž upravit platební podmínku pro vytvořenou zálohu v případě, že by se měla lišit od výchozí platební podmínky pro zálohy.
Po potvrzení dialogu se uživateli zobrazí potvrzení, zda si skutečně na základě zadaných dat přeje vytvořit zálohovou fakturu. Pokud uživatel vytvoření zálohové faktury potvrdí, pak v závislosti na nastavení pole "Akce pro zálohy" v Nastavení záloh pro POS dojde pouze k vytvoření (a zaúčtování) zálohové faktury (při volbě Vytvořit) či k jejímu vytvoření a tisku (při volbě Vytvořit a tisknout).
Uživatel může v případě potřeby vytvořit několik zálohových faktur - při vytváření druhé faktury je třeba zadat celkovou částku za všechny vystavené zálohové faktury (například pokud je první záloha vystavena na částku 100 EUR a druhé faktura by měla být vystavena na 50 EUR, je nutné zadat celkovou částku záloh - v tomto případě tedy 150 EUR).
Pro každou zálohovou fakturu dojde k vytvoření samostatného řádku v rozhraní pro zadávání plateb POS dokladů. V řádku se u dané faktury zobrazuje i aktuální stav její úhrady.
Úhrada zálohové faktury.¶
Po vystavení zálohové faktury můžete pokračovat k provedení úhrady zálohové faktury. Za tímto účelem byla na účtovanou účtenku přidána funkce "Platba". Zálohové faktury k úhradě si můžete zobrazit buď přímo z Vaší účtenky pomocí okna s fakty, případně jsou otevřené zálohy dostupné z centra rolí POS pod hromádkou "Otevřené zálohy".
Při použití akce "Platba" se Vám zobrazí dialogové okno, které uživateli zobrazuje informace o prováděné platbě dle zvolené faktury a vyzývá uživatele k volbě způsobu platby (podporované jsou platby hotově a kartou). Po výběru způsobu úhrady zálohové faktury uživatel volí volbu "Zaúčtovat a zavřít" - tím dojde ke zpracování platby.
Pro úhradu zálohy je možné platební metody i konbinovat, v takovém případě je v případě provedení částečné úhrady jedním způsobem nutné ponížit hodnotu v poli "Částka" na požadovanou hodnou, provést zaúčtování platby a následně zopakovat postup pro druhou (či další) část úhrady.
Po zpracování platby zálohové faktury dojde k vytvoření nové položky šuplíku. Položky šuplíku, které jsou vytvořeny touto funkcí "Platba", jsou označeny příznakem "Platba faktury".
Na kartě účtenky máte možnost vidět počet vystavených zálohových faktur a zálohových dobropisů a jejich částky. Pole "Částka" zobrazuje celkovou částku vystavených zálohových faktur/zálohových dobropisů, které jsou vztaženy ke zvolené účtence. Pole "Zaplacená částka" respektive "Vráceno" zobrazují hodnotu transakce, která je již vůči zákazníkovi zpracována (tzn. částka, kterou zákazník již zaplatil, či která mu již byla vrácena). Pole "Zbývá uhradit", respektive "Zbývá vrátit" zobrazují hodnotu, která má být zákazníkem ještě uhrazena či zákazníkovi vrácena.
Dokončení účtenky se zálohou¶
Po vytvoření a úhradě zálohových faktur zákazníkem může uživatel přejít do rozhraní pro zpracování plateb účtenky a dokončit zpracování účtenky. V případě, že částka záloh nepokrývá celkovou částku dokladu, může uživatel doplnit další způsoby platby pro doplacení zbývající částky.
V případě, že k účtence existuje zálohová faktura, ale z nějakého důvodu nebyla zobrazena v rozhraní pro zpracování plateb, můžete v rozhraní pro zadání plateb použít funkci "Záloha" a s její pomocí propojit dříve vystavenou zálohu k danému dokladu.
Pro přiřazení zálohové faktury k účtence použijte funkci "Vybrat zálohu", která zobrazí nabídku dostupných záloh pro zdrojových dokument.
Nabízený seznam uživateli zobrazí všechny vystavené zálohy včetně detailu o aktuálním stavu jejich úhrady, datu splatnosti a jejich částce. Nabízet se Vám budou pouze zálohy, které aktuálně nejsou přiřazeny k žádnému z existujících řádků plateb účtenky. Poté, co uživatel zvolí požadovanou zálohovou fakturu, její detaily se propíšou do dialogového okna a po potvržení dojde k vytvoření nového řádku s odkazem na zvolené číslo faktury.
Po úspěšném zaúčtování účtenky s částečnou úhradou zálohou dojde k vytvoření následujících položek šuplíku pro jednotlivé částečné úhrady dokladu.
Zrušení zálohy¶
Pro zruení zálohové faktury je třeba zvolit funkci "Zrušení zálohy" ve Vašem POS centru rolí.
Ve zobrazeném dialogovém okně Vás systém vyzve k zadání detailů zálohy, která má být zrušena. Můžete začít výběrem zákazníka (pak je výběr účtenek omezený na tohoto zákazníka) či můžete přímo zvolit účtenku, ke které je záloha navázána.
Po výběru zálohy, která má být zrušena, je nutné v dialogovém okně zvolit způsob úhrady, který bude použit pro vrácení finančního obnosu Vašemu zákazníkovi. Máte možhost zvolit:
- Vrácení HOTOVĚ (zákazník obdrží hotovost jako kompenzaci za zrušenou zálohu)
- Vrácení KARTOU (zákazníkovi bude finanční obnos vrácen na jeho platební kartu jako kompenzace za zrušenou zálohu)
- Dobropis (dojde pouze k vystavení zálohového dobropisu - přímo prodejna neprovádí vracení finanční částky, to následně zajistí například účetní oddělení)
Poznámka
Prosím berte v úvahu, že tímto způsobem není možné provést zuršení zálohy s vrácením hotově či kartou, pokud v minulosti nedošlo k úhradě zálohové faktury.
Pro dokončení zrušení zálohy a vystavení zálohového dobropisu je třeba zvolit volbu "Zaúčtovat a zavřít".
Po spuštění funkce "Zaúčtovat a zavřít" uživatel musí potvdit, že má dojít k vystavení zálohového dobropisu.
Zaúčtováním dojde rovněž k vytvoření příslušných položek šuplíku pro vystavený prodejní dobropis.
