Vytváření dlouhodobých majetků¶

Následující kapitola je věnována procesu výdeje zboží do dlouhodobého majetku.

Rozšíření karty zboží¶

Pro účel identifikace zápůjčních karet zboží a vazeb mezi "standardní" kartou zboží a její párovou zápůjční kartou, byla na kartu zboží přidána dvě pole:

• Zápůjční zboží (toto pole určuje, zda je dané zboží zápůjční kartou, tedy že se jedná o kartu vytvořenou se specifickým nastavením zejména účtování a zpravidla nulovou hodnotou)
• Číslo zapůjčeného zboží (určuje, která karta zboží je používána jako zápůjční karta pro tuto kartu zboží)

Zápůjční karty zboží mohou být buď vytvářeny automaticky v rámci procesu výdeje zboží do dlouhodobého majetku, případně mohou být vytvářeny ručně. Pokud jsou vytvářeny ručně, musí uživatel zajistit správné provázání mezi standardní a zápůjční kartou pomocí nových polí.

Vytváření dlouhodobého majetku z předmětu servisu¶

Na kartě Předmětu servisu je k dispozici nová akce "Vytvořit dlouhodobý majetek".

Provést výdej zboží do majetku z předmětu servisu lze provést v případě, že jsou splněny následující podmínky:

• existuje otevřená položka zboží pro původní kartu zboží (tato položka musí být pozitivní)
• tato položka zboží musí být plně adjustována (musí mít nastavený příznak Vše fakturováno)
• částka nákladů (skutečná) na této položce musí být větší než 0

Po spuštění akce se spustí průvodce pro zadání parametrů pro převod zboží do dlouhodobého majetku. Průvodce pro výdej do majetku má dva kroky.

První krok zobrazuje detaily převzaté z karty předmětu servisu (pro přepnutí na tuto kartu použijte tlačítko "Předmět servisu" ve spodní části okna).

Druhý krok obsahuje detailní nastavení pro vytvoření dlouhodobého majetku (pro přepnutí na tuto kartu použijte tlačítko "Dlouhodobý majetek" ve spodní části okna.)

Pokud uživatel upraví libovolné z před-definovaných informací, bude pro další transakce použito upravené nastavení. Po potvrzení dialogu pomocí tlačítka OK dojde k provedení výdeje do majetku.

Po dokončení procesu vytváření majetku je uživateli zobrazena potvrzovací zpráva, která zobrazuje počet úspěšně zpracovaných záznamů a počet majetků, u které vytvoření nemohlo proběhnout v důsledku chyby při zpracování. Pokud v rámci procesu vytváření majetku došlo k chybě, má uživatel možnost zjistit podrobnosti o této chybě pomocí prokliku do položek protokolu vytváření dlouhodobého majetku pomocí akce "Zobrazit položky protokolu vytváření DM".

Vytváření jednotlivých dlouhodobých majetků z prodejní objednávky¶

Akce "Vytvořit dlouhodobý majetek" je rovněž dostupná z karty prodejní objednávky pro jednotlivé řádky dokladu. V případě spuštění funkce z prodejní objednávky je nutné zajistit, že předmět servisu již je provázaný s prodejním řádkem.

Po spuštění akce se zobrazí okno průvodce pro zadání parametrů pro výdej zboží do dlouhodobého majetku.

První krok zobrazuje detaily převzaté z karty předmětu servisu (pro přepnutí na tuto kartu použijte tlačítko "Předmět servisu" ve spodní části okna).

Druhý krok obsahuje detailní nastavení pro vytváření dlouhodobého majetku (pro přepnutí na tuto kartu použijte tlačítko "Dlouhodobý majetek" ve spodní části okna).

Pokud uživatel upraví libovolné z před-definovaných informací, bude pro další transakce použito upravené nastavení. Po potvrzení dialogu pomocí tlačítka OK dojde k provedení výdeje do majetku.

Po dokončení procesu vytváření majetku je uživateli zobrazena potvrzovací zpráva, která zobrazuje počet úspěšně zpracovaných záznamů a počet majetků, u které vytvoření nemohlo proběhnout v důsledku chyby při zpracování. Pokud v rámci procesu vytváření majetku došlo k chybě, má uživatel možnost zjistit podrobnosti o této chybě pomocí prokliku do položek protokolu vytváření dlouhodobého majetku pomocí akce "Zobrazit položky protokolu vytváření DM".

Pokud spustíte proces vytváření dlouhodobého majetku z prodejní objednávky tak mimo účetních výstupů (ty jsou stejné pro spuštění z předmětu servisu i z prodejní objednávky) dojde navíc k následujícím změnám:

• pokud používáte jinou lokace pro běžné zboží a pro zápůjční karty zboží, dojde ke změně lokace na řádku prodejní objednávky
• rezervace na původním řádku prodejní objednávky je před výdejem zboží zrušena a následně je vytvořena rezervace na nově přijaté zboží.

Hromadné vytváření dlouhodobých majetků z prodejní objednávky¶

Uživatel má rovněž možnost provádět vytvoření dlouhodobých majetků z prodejní objednávky hromadně pro vybrané prodejní řádky. V takovém případě musí uživatel použít funkci "Hromadné vytvoření DM" z hlavičky prodejní objendávky. V případě spuštění funkce z prodejní objednávky je nutné zajistit, že předmět servisu již je provázaný s prodejním řádkem.

Prvním krokem po spuštění akce je potvrzení filtrů pro prodejní řádky, ke kterým má být provedeno spuštění funkce pro hromadné vytváření majetků. Pokud nejsou zadány žádné filtry, proběhne vytvoření majetků pro všechny řádky dané prodejní objednávky.

Po potvrzení výběru prodejních řádků pro tvorbu majetků systém zobrazí průvodce vytvořením dlouhodobého majetku, v rámci kterého je nutné upravit nastavení dle potřeb pro aktuálně vytvářené majetky. V průvodci jsou dvě samostatné záložky.

První záložka je určená pro specifikaci parametrů pro vytváření dlouhodobých majetků pro zboží, jejichž hodnota spadá pod limit částky pro zařazení. Na této záložce můžete upravit nastavení a šablony pro vytvoření dlouhodobého majetku pro podlimitní výdej. Pro zobrazení aktuálně zadaných parametrů použijte akci "Pod limit".

Druhá záložka je určena pro specifikaci parametrů pro vytváření dlouhodobých majetků pro zboží, jejichž hodnota převyšuje limit částkypro zařazení. Na této záložce můžete upravit nastavení a šablony pro vytvoření dlouhodobého majetku pro nadlimitní výdej. Pro zobrazení aktuálně zadaných parametrů použijte akci "nad limit".

Po kontrole a případné korekci nastavení pro nadlimitní i podlimitní výdej stikněte tlačítko "OK". Jakmile potvrdíte spuštění procesu vytvoření dlouhodobým majetků, systém se pokusí provést vytvoření majetků pro jednotlivé řádky objednávky, které odpovídají zadaným filtrům.

Po dokončení procesu vytváření majetků systém zobrazí okno s rekapitulací počtu dlouhodobých majetků, které bylo možné úspěšně vytvořit a počtu dlouhodobých majetků, u kterých při vytváření majetku došlo k chybě. Pro bližší informace o chybě, ke které v průběhu procesu vytváření dlouhodobého majetku došlo, použijte akci "Zobrazit položky protkolu vytváření DM", která zobrazí Položky protokolu vytváření DM, které obsahují detailnější informace o jednotlivých chybách v procesu vytváření DM.

Pro každý předmět servisu, ke kterému byla vytvářena karta dlouhodobého majetku, dojde k vytvoření samostatné položky protokolu vytváření DM. Ve sloupci "Stav" můžete vidět aktuální stav zpracování dané položky. Pokud je stav nastaven na "Zpracováno", nedošlo při vytváření majetku k žádné chybě a celý proces byl úspěšně dokončen. Pokud je stav nastaven na "Chyba", pak ve sloupci "Text chyby" bude uvedena první chyba, na kterou systém v procesu vytváření majetku narazil.

Pokud uživatel odstraní příčinu chyby, může přímo z položek protokolu vytváření DM znovu spustit zpracování vybraných řádků pomocí akci "Vytvořit DM pro vybrané záznamy".

Protokol vytváření DM¶

Jelikož je v rámci aplikace podporováno rovněž hromadné vytváření dlouhodobých majetků z prodejních objednávek, zahrnuli jsme do aplikace také protkol, který umožňuje sledovat stav zpracování jednotlivých položek. Po dokončení procesu vytváření dlouhodobého majetku se uživateli vždy zobrazí rekapitulace úspěšně a neúspěšně zpracovaných položek s možnosti prokliku do položek protokolu obsahující podrobnější informace, jak bylo uvedeno v předchozích kapitolách.

Alternativně si může uživatel protokol zobrazit přímo z menu BC pomocí klíčových slov "Položky protokolu vytváření DM".

Protokol zobrazuje položky pro jednotlivé záznamy, pro které byl spuštěn proces vytváření dlouhodobého majetku. Pokud byl proces vytváření dlouhodobého majetku spuštěn z karty předmětu servisu, bude ve sloupci "Typ zdroje" uvedena hodnota "Předmět servisu" a číslo příslušného předmětu servisu bude uvedeno ve sloupci "Číslo zdroje". V případě, že byl proces vytváření dlouhodobého majetku zahájen z řádku či hlavičky prodejní objednávky, bude pole "Typ zdroje" obsahovat hodnotu "Prodejní objednávka" a rovněž bude vyplněno pole "Číslo řádku zdroje" číslem řádku prodejní objednávky, ke kterému se záznam vztahuje.

Pro každý řádek je v protokolu rovněž ukládáno poslední nastavení, se kterým byl proces vytváření majetků spuštěn. Jelikož k při jednom vytváření dlouhodobého majetku může být použito více knih odpisů, musíte pro zobrazení použitých knih odpisů použít akci "Knihy odpisů". Ta zobrazí vždy knihy odpisů navázané na označený řádek.

Pokud při vytváření dlouhodobého majetku došlo k chybě a chyba byla způsobena špatným nastavením parametrů pro vytvoření majetku, můžete tyto parametry upravit v položce protokolu vytváření DM, případně v tabulce knih odpisů položky vytváření DM. Po odstranění příčiny chyby můžete použít akci "Vytvořit DM pro vybrané záznamy", kterou vyvoláte další pokus o vytvoření dlouhodobého majetku. Tuto akci lze spustit nad více označenými řádky najednou.

Po spuštění akce"VytvořitDM pro vybrané záznamy" se Vás systém dotáže na potvrzení, zda má být pro vybrané položky skutečně proces znovu spuštěn.

Po dokončení opětovného zpracování systém zobrazí rekapitulaci počtu celkových úspěšně vytvořených dlouhodobých majetků a počtu těch záznamů, u kterých došlo v procesu vytváření dlouhodobého majetku k chybě. Pokud po opakovaném spuštění u položky došlo k chybě, dojde k aktualizaci textu chyby na řádku položky protokolu vytváření DM na aktuální chybu.

Výstupy související s převodem předmětu servisu do dlouhodobého majetku¶

Po úspěšném dokončení akce dojde k následujícím změnám v příslušných kartotékách v BC.

Změny na kartě předmětu servisu¶

Na kartě předmětu servisu dojde k záměně čísla zboží na nové číslo zápůjční karty zboží (za předpokladu, že Váš proces je nastaven tak, že mají být tyto karty používány) a dojde k doplnění vazby na nově vytvořenou kartu dlouhodobého majetku. Důležité je, že při převodu předmětu servisu do dlouhodobého majetku nedochází k vytvoření nové karty předmětu servisu, ale dochází k úpravě stávající karty - veškeré historické záznamy tedy zůstanou na jednom místě.

Zároveň pokud je v Nastavení vytváření DM nastaveno, že po výdeji zboží do majetku má dojít ke změně vlastnictví, je na předmětu servisu změněno Vlastnictví na Pronájem.

Změny na servisní smlouvě¶

Při výdeji zboží do majetku dojde ke změně čísla zboží na servisní smlouvě na nové zápůjční číslo zboží (za předpokladu, že Váš proces je nastaven tak, že mají být tyto karty používány).

Karta nově vytvořeného dlouhodobého majetku¶

Při výdeji zboží do dlouhodobého majetku dojde k vytvoření nové karty dlouhodobého majetku dle dříve definované konfigurační šablony. Tato karta dlouhodobého majetku je provázána s předmětem servisu. Pro vytvoření vazby mezi předmětem servisu a dlouhodobým majetkem je použito pole "Číslo předmětu servisu", které je přidáno aplikací Navertica Contract Billing.

Knihy odpisů jsou pro kartu dlouhodobého majetku vytvořeny na základě konfiguračních šablon nastavených v Nastavení vytváření DM, které může být v případě potřeby ještě modifikováno v průvodci pro vytváření dlouhodobého majetku. Pro každý řádek v nastavení s příslušnými šablonami dojde k vytvoření samostatného řádku v přehledu knih odpisů dlouhodobého majetku.

Karta nově vytvořeného zápůjčního zboží¶

V případě, že Vaše zboží má na své skupině předmětu servisu zatrženo pole "Vytvořit zápůjční kartu zboží s nulovou hodnotou", dojde v procesu výdeje zboží do dlouhodobého majetku k vytvoření nové zápůjční karty zboží v případě, že aktuálně vydávané zboží ještě není provázáno z některou z existujících karet.

Nově vytvořená zápůjční karta zboží je kopií původní karty zboží se všemi souvisejícími údaji (jako například varianty zboží, atributy zboží a jiné). Číslo nové karty je vygenerováno systémem za použití původního čísla zboží a předpony pro zápůjční zboží definované na skupině předmětu servisu pro původní zboží v poli "Prefix pro zápůjční zboží".

Pro karty zápůjčního zboží je zpravidla nutné nastavit zvláštní parametry - pro definici polí, která se mají pro zápůjční kartu odlišovat od původní karty zboží můžete využít konfigurační šablonu přiřazenou v poli "Konfig. šablona zápůjční karty zboží" na dané skupině předmětu servisu. Typicky tato konfigurační šablona bude obsahovat minimálně nové účtoskupiny, které mají být použity při účtování pohybů spojených se zápůjční kartou.

Pohyby zaúčtované v návaznosti na zboží¶

V rámci procesu výdeje jednoho předmětu servisu do dlouhodobého majetku dojde k vytváření až dvou položek zboží v závislosti na nastavení (jedna položka vznikne vždy, druhá je závislá na nastavení).

První položka zboží je typu Výdej a slouží k zaúčtování výdeje původního zboží z původní skladové lokace. Toto je součástí základního procesu, tedy tento krok není volitelný.

Druhá položka zboží je typu Příjem a bude vytvořena pro zápůjční kartu zboží (pokud původní zboží má na skupině předmětu servisu nastaveno vytváření zápůjční karet zboží). Tato položka typu Příjem je tedy navázána na novou kartu zboží a skladovou lokaci, která buď odpovídá původnímu skladu, případně v případě, že pro zápůjční zboží používáte samostatnou lokaci, je na řádku použita tato lokace. V případě, že je nová lokace přihrádková, systém se pokusí naskladnit zboží na stejnou přihrádku, na které leželo původně (myšlenka je taková, že zboží fyzicky zůstalo na stále stejné pozici a změnila se pouze jeho účetní povaha).

Položky zboží byly rozšířeny o pole "Číslo DM". Toto pole bude vyplněno na položce zboží pro Výdej a může být použito pro kontrolu transakcí navázaných na dlouhdoboý majetek.

Pokud máte nastaveno, že má aplikace pouze vytvořit řádky deníku zboží, aniž by došlo k jejich automatickému účtování, naleznete vytvořené řádky v deníku zboží. Následující pole jsou automaticky vyplněna na řádcích deníku.

V deníku zboží pro Výdej jsou plněna tato pole:

Jelikož toto řešení dává smysl pouze v případě, že jednotlivé karty zboží budou sledovány sériovými čísly, dojde rovněž k vytvoření řádku sledování zboží pro sériové číslo, které má být předmětem výdeje. Řádek sledování zboží bude obsahovat sériové číslo z předmětu servisu, respektive z vydávané položky zboží.

V deníku zboží pro Příjem jsou plněna tato pole:

Jelikož toto řešení dává smysl pouze v případě, že jednotlivé karty zboží budou sledovány sériovými čísly, dojde rovněž k vytvoření řádku sledování zboží pro sériové číslo, které má být předmětem příjmu na sklad. Řádek sledování zboží bude obsahovat sériové číslo z předmětu servisu, respektive z vydávané položky zboží.

Pohyby pro knihy odpisů bez integrace do financí¶

Pro všechny knihy odpisů, které mají být použity v procesu vytváření dlouhodobého majetku (zpravidla se jedná o jednu knihu), které nemají povolenou integraci do financí, dojde k vytvoření položky dlouhodobého majetku pro zařazení.

Pro ověření, zda Vaše kniha odpisů má povolenou integraci do financí, zkontrolujte kartu příslušné Knihy odpisů. Pokud je nastavena jak je znázorněno na obrázku níže, integrace do financí není povolena.

Pokud jste si v aplikaci nastavili, že má docházet pouze k vytváření řádků deníků, naleznete vytvořené řádky v deníku dlouhodobého majetku. Pole, která jsou automaticky plněna na jednotlivých řádcích deníků, jsou vyjmenována níže.

Pohyby pro knihy odpisů s integrací do financí¶

Pro všechny knihy odpisů, které mají být použity v procesu vytváření dlouhodobého majetku (zpravidla se jedná o jednu knihu), které mají povolenou integraci do financí, dojde k vytvoření položky dlouhodobého majetku pro zařazení.

Pro ověření, zda Vaše kniha odpisů má povolenou integraci do financí, zkontrolujte kartu příslušné Knihy odpisů. Pokud je nastavena jak je znázorněno na obrázku níže, integrace do financí je povolena.

Pokud byl pohyb zaúčtován pro knihu odpisů s integrací do financí, pak kromě položky dlouhodobého majetku popsané výše dojde rovněž ke vzniku dvou věcných položek:

Pokud je Vaše aplikace nastavena tak, že řádky deníku mají být pouze navrženy, dojde k návrhu dvou řádků do finančního deníku dlouhodobého majetku. Ve finančním deníku dlouhodobého majetku vyplňujeme tato pole:

První řádek finančního deníku dlouhodobého majetku je vytvořen funkcí pro výdej zboží do majetku. Druhý navržený řádek je vytvořený pomocí standardní funkce "Vložit protiúčet DM".

První vytvořená věcná položka je vytvořena pro "Účet zařazení" z karty účto skupiny DM pro danou knihu odpisů. Protiúčet je poté nastaven jako "Protiúčet zařazení" opět dle nastavení na kartě účto skupiny DM přiřazené k dané knize odpisů.

Pohyby pro aktivaci dlouhodobého majetku¶

Pro aktivaci dlouhodobého majetku dochází k zaúčtování finančního deníku, proto jsou výstupem účtování dvě věcné položky.

Pokud jste nastavili, že aplikace bude pouze vytvářet řádky finančního deníku pro aktivaci, naleznete navržené řádky v příslušném finančním deníku. Na jednotlivých řádcích budou vyplněny tyto údaje:

Pole "Číslo účtu" je v řádku vyplněno jako "Protiúčet zařazení" z účto skupiny DM nastavené na knize odpisů s integrací do financí z karty nově vytvořeného dlouhodobého majetku.

Pole "Typ protiúčtu" a "Číslo protiúčtu" jsou převzaty dle nastavení listu finančního deníku z polí "Typ protiúčtu" a "Číslo protiúčtu".