Popis aplikace¶
Struktura tabulek¶
Modul se stává z těchto tabulek: Porady, Typy porad, Body, Šablony bodů porad, Úkoly.
Porady¶
Klíčový seznam evidence Porad. Sem oprávnění uživatelé (dle oprávnění nastavených v seznamu Typy porad) zakládají vlastní porady, k nimž jsou posléze přiřazovány body.
Seznam může obsahovat přílohy pro uložení např. skenů (zápisy z porady, docházka apod.) v libovolném množství. V zobrazení Porad se také celá porada řídí a zapisuje. Do hlavního zobrazení se uživatel dostane klepnutím na název porady. Zobrazení a ovládání viz níže.
Evidence porad neobsahuje možnost zakládání automatického opakování Porad, z důvodů odlišné koncepce některých funkcionalit (viz Založení porady) - každou Poradu je tedy třeba založit separátně.
Takto vypadá přehled Porad v zobrazení uživatele, který má oprávnění Porady daných typů vidět (což se nastavuje podle typu Porady):
Po rozkliknutí vybrané Porady se dostává uživatel do režimu správy konkrétní Porady. V záhlaví obsahuje karta základní informace (jaká porada a kdy se koná), které se částečně vyplňují automaticky:
- Vlastník - aktuální uživatel
- Typ porady - podle toho, v jakém typu předcházející Porady je aktuální uživatel uveden jako vlastník
- Zodpovídá - aktuální uživatel
- Předchozí Porada - odkaz na předchozí Poradu zvoleného typu
- Začátek - vyplňuje uživatel
- Konec - vyplní systém podle začátku, uživatel může upravit dle potřeby
- Body - jednotlivé body Porady
Typy porad¶
V tomto seznamu má zadavatel možnost vydefinovat skupiny uživatelů, které budou mít k daným typům porad oprávnění, přičemž ostatní uživatelé typy porady neurčené jim vůbec neuvidí. Oprávnění jsou nastavována programově právě uvedeným skupinám, resp. uživatelům, a nastavována v okamžiku založení porady. Důležité je nastavit tyto skupiny před začátkem používání porad, aby se pak pokud možno neměnily.
Body porad¶
Seznam podřízený poradám. Obsahuje jednotlivé body, neboli témata, které se na poradě projednávají. Bod se na poradu generuje třemi možnými způsoby: - Manuálním vytvořením - Zkopírováním bodu z předchozí porady stejného typu, pokud je tento ještě otevřený - Zkopírováním bodu ze šablony (viz níže)
Bod porad může, ale nemusí být ukončen v rámci porady. Pokud se neukončí, automaticky se kopíruje na následující poradu stejného typu.
Šablony bodů porad¶
Zachovat - některé standardizované body se zakládají automaticky při založení porady. Pokud tedy vytvoříme jeden či více bodů pro konkrétní typ porady, při založení porady daného typu se takový bod/body vygenerují v dané poradě automaticky, aniž by je uživatel musel vytvářet manuálně.
Úkoly¶
Jsou obvykle zadávány v návaznosti na výsledcích hlasování či rozhodnutí kompetentního uživatele. Úkoly se vážou na bod porady a jeho prostřednictvím na poradu a jsou integrovatelné s MS Outlook - obousměrně.
Ovládání a logika¶
Založení porady¶
Jako první krok uživatel založí hlavičku porady v seznamu Porady.
Založení porady má za následek:
a) Založení bodů ze šablon a bodů z minulých porad - všechny body z minulé porady téhož typu (pole Typ porady), které nejsou ukončené, se na zakládané poradě objeví automaticky také (odkazy na minulé porady v nich zůstanou kvůli sledovatelnosti historie bodu). Toto se děje pouze při samotném založení porady; pokud je posléze aktualizován status některých bodů nebo šablony, tato změna se do již založených porad nepromítne.
b) Nastavení oprávnění na tyto body i na samotnou poradu podle číselníku Typy porad. Právo založit poradu mají implicitně pouze uživatelé, kteří jsou v číselníku typů porad uvedeni v poli Editace.
Projednávání porady¶
Na poradě se projednávají jednotlivé body a v návaznosti na výsledek jejich schvalování, kterým se následně řídí pole Status, mohou z porady vyplynout výstupy ve formě úkolů. K danému bodu porady, obvykle poté, co byl schváleno, lze založit jeden či více úkolů. Úkol se standardně objevuje uživateli do doby, než je splněný.